Estrategia IVR

Creación de Estrategia IVR (por filtros)

Una estrategia IVR (Respuesta de Voz Interactiva) permite enviar grabaciones de audio de manera automática a los contactos seleccionados. A través de esta modalidad, los clientes escuchan un mensaje pregrabado que puede incluir información importante, recordatorios, notificaciones o campañas masivas.

El IVR no requiere de agentes en línea, ya que la comunicación se realiza de forma unidireccional mediante la reproducción del audio. Esta estrategia es ideal para notificaciones rápidas, cobranzas preventivas, campañas informativas o encuestas automatizadas.

Paso 1: Configuración inicial

En el formulario de creación debes completar los siguientes campos obligatorios:

• Nombre de estrategia: Ingresa un nombre que identifique la campaña.

• Tipo de estrategia: Selecciona IVR.

• Empresa: Elige la empresa asociada a la estrategia.

• Campaña: Selecciona la campaña activa donde se ejecutará la marcación.

• Tipo de teléfono: Selecciona el tipo de número a marcar (Celular, Fijo o Todos).

Paso 2: Selección de tipo de contactos

Define qué contactos serán parte de la estrategia:

• Contactos gestionados: Contactos que ya cuentan con tipificaciones y resultados previos.

• Contactos sin gestionar: Contactos nuevos sin historial de gestión.

• Todos los contactos: Incluye a todos los contactos de la campaña.

Al elegir Contactos gestionados, puedes aplicar filtros adicionales:

• Histórico de teléfonos (todos o solo contacto directo).

• Mejor tipificación (Grupo, Resultado, Motivo).

• Usuarios con contactos asignados.

• Fechas de última gestión o promesas de pago.

Paso 3: Filtros personalizados

Si has creado plantillas (contactos o productos) con cabeceras de tipo filtros, puedes usarlas para segmentar aún más la estrategia.

Paso 4: Subir el archivo de Audio

En la sección Carga el audio de tu IVR, debes subir el archivo que se reproducirá automáticamente cuando los contactos respondan la llamada.

Una vez cargado, podrás seleccionar la opción Escuchar audio cargado para comprobar que el contenido se reproduce correctamente.

Antes de continuar, verifica que el audio corresponda al mensaje que deseas comunicar, ya que será utilizado durante la ejecución de la estrategia.

Nota: La carga del audio es obligatoria para generar una estrategia IVR. Si necesitas reemplazarlo, selecciona un nuevo archivo antes de generar la estrategia.

Paso 5: Generar la estrategia

Una vez configurados todos los filtros, haz clic en el botón Generar estrategia.

Al hacerlo:

• El sistema validará toda la información configurada.

• Se guardará la estrategia dentro del módulo Estrategias.

• La estrategia quedará disponible para ser ejecutada en la campaña seleccionada.

Nota: Una vez generada, la estrategia no podrá modificarse. En caso necesites ajustes, deberás crear una nueva estrategia con la configuración corregida.

Creación de Estrategia IVR (por plantilla de importación)

Además de los filtros internos, también puedes crear una estrategia Progresivo cargando una plantilla de contactos en formato Excel (XLSX). Esta modalidad es ideal cuando deseas trabajar con un conjunto de contactos externo o previamente segmentado fuera de la plataforma.

Paso 1: Configuración inicial

Al igual que en la creación por filtros, completa los campos obligatorios:

• Nombre de estrategia: Identifica tu estrategia.

• Tipo de estrategia: Selecciona IVR.

• Empresa: Define la empresa desde la cual se ejecutará la estrategia.

• Campaña: Selecciona la campaña activa.

Paso 2: Carga de la plantilla

En el apartado Carga tu archivo aquí, deberás subir la plantilla en formato XLSX.

• Si no cuentas con la plantilla, puedes descargarla desde el enlace que proporciona la plataforma.

• Asegúrate de completar la plantilla con los campos requeridos antes de subirla.

• Solo se aceptan archivos en formato Excel (.xlsx).

Una vez cargado el archivo, la plataforma validará la información y preparará los contactos para su inclusión en la estrategia.

Paso 3: Subir el archivo de Audio

En la sección Carga el audio de tu IVR, debes subir el archivo que se reproducirá automáticamente cuando los contactos respondan la llamada.

Una vez cargado, podrás seleccionar la opción Escuchar audio cargado para comprobar que el contenido se reproduce correctamente.

Antes de continuar, verifica que el audio corresponda al mensaje que deseas comunicar, ya que será utilizado durante la ejecución de la estrategia.

Nota: La carga del audio es obligatoria para generar una estrategia IVR. Si necesitas reemplazarlo, selecciona un nuevo archivo antes de generar la estrategia.

Paso 4: Generar la estrategia

Una vez configurados todos los parámetros, haz clic en el botón Generar estrategia.

Al hacerlo:

• El sistema validará toda la información configurada.

• Se guardará la estrategia dentro del módulo Estrategias.

• La estrategia quedará disponible para ser ejecutada en la campaña seleccionada.

Nota: Una vez generada, la estrategia no podrá modificarse. En caso necesites ajustes, deberás crear una nueva estrategia con la configuración corregida.

 

Acciones sobre la Estrategia Creada

Una vez que haces clic en Generar estrategia, el sistema te redirige automáticamente al listado de estrategias. En esta vista podrás visualizar la estrategia recién creada junto con todas las demás existentes.

En la columna Acciones de la vista de listado podrás gestionar de manera individual cada estrategia creada. Estas acciones permiten controlar su ejecución, descargar información o administrar usuarios asignados.

1. Escuchar Audio IVR

Esta acción permite reproducir el archivo de audio asociado a una estrategia IVR después de haber sido creada.

Se abrirá un reproductor desde el cual podrás iniciar, pausar o continuar la reproducción del archivo cargado.

Esta opción permite verificar el mensaje que escucharán los contactos durante la ejecución de la estrategia.

 2. Ver Dashboard

• Muestra un tablero con estadísticas y resultados de la estrategia.

• Incluye información sobre:

  • Contactos gestionados.

  • Resultados obtenidos según resultado de la llamada.

  • Estado y avance de la estrategia.

• Es una herramienta de monitoreo para evaluar en tiempo real el comportamiento de la estrategia.

3. Descargar Reporte

• Genera un archivo con todo el detalle de la estrategia seleccionada.

• El reporte incluye los contactos procesados, resultados de llamadas, tipificaciones y métricas asociadas.

  El reporte de la estrategia IVR presenta las siguientes columnas:

  • ID_ESTRATEGIA: Identificador único de la estrategia ejecutada dentro de la campaña.
  • NOMBRE_ESTRATEGIA: Nombre asignado a la estrategia IVR al momento de su creación.
  • TIPO_ESTRATEGIA: Indica el tipo de estrategia utilizada. En este caso corresponde a una estrategia IVR.
  • FECHA_CREACION_ESTRATEGIA: Fecha y hora en la que la estrategia fue generada en la plataforma.
  • EMPRESA: Empresa asociada a la campaña donde se ejecutó la estrategia.
  • CAMPAÑA: Nombre de la campaña vinculada a la estrategia.

• • CODE_CLIENT: Código interno del cliente dentro de la base cargada en la campaña.
  • CLIENTE: Nombre del contacto gestionado dentro del flujo IVR.
  • CODIGO_PAIS: Código telefónico internacional asociado al número del contacto.
  • TELEFONO: Número telefónico utilizado para el intento de contacto.
  • ESTADO_GESTION: Indica el estado actual del contacto dentro de la estrategia (por ejemplo: Por gestionar o Gestionado).
  • FECHA_MARCACION: Fecha y hora exacta en la que se realizó el intento de llamada mediante IVR.
  • STATUS_CALL: Estado técnico del intento de llamada (por ejemplo: contestada, no contestada, ocupada o fallida).

• Es ideal para análisis más profundos fuera de la plataforma o para mantener respaldos de la gestión.

4. Eliminar estrategia

• Permite borrar de forma definitiva la estrategia seleccionada.

• Se utiliza cuando una estrategia ya no es necesaria o fue creada por error.

• Una vez confirmada la eliminación, no puede revertirse.

 

 

¿Necesitas ayuda?

Si tienes dudas o necesitas soporte adicional, puedes escribirnos a:
📩 support@beexcc.com

¡Estamos aquí para ayudarte!